Als je zoals ik vanuit huis werkt, dan ken je de vrijheid die dit met zich meebrengt. Binnen de grenzen van de redelijkheid kun je wonen waar je wilt en zelf je uren bepalen. Ik ben een sportfanaat die graag reist, dus werken op afstand past bij mijn levensstijl. Maar het brengt wel uitdagingen met zich mee.
De globalisering is de drijvende kracht achter de groei van telewerken. Volgens een studie van Strategy Analytics zal het wereldwijde mobiele personeelsbestand toenemen van 1,52 miljard in 2017, goed voor 39,3% van de wereldwijde beroepsbevolking, tot 1,88 miljard in 2023, goed voor 43,3% van de wereldwijde beroepsbevolking. Volgens het IWG (International Workplace Group) werkt nu al 70 procent van de professionals minstens één dag per week op afstand, terwijl 53 procent van de professionals minstens de helft van de week op afstand werkt.
Alle theoretische modellen en regels die voor doeltreffende teams gelden, zijn ook van toepassing op virtuele teams. In sommige opzichten zijn ze nog meer van belang omdat virtuele teams onderhevig zijn aan extra uitdagingen door geografische, culturele en taalkundige verschillen. Effectieve virtuele teams staan onder leiding van scherpzinnige leiders die in de groep duidelijke processen inrichten die positieve teamdynamiek en -processen ondersteunen.
Gedeelde cultuur en verbondenheid
Een positieve bedrijfscultuur is een integraal onderdeel van de betrokkenheid en arbeidstevredenheid van medewerkers. Het verhoogt de loyaliteit van de werknemers en is gekoppeld aan een hogere productiviteit. De gedeelde context bevordert het vertrouwen en de onderlinge afhankelijkheid, wat leidt tot open communicatie, teamwerk en samenwerking. Deze factoren zijn van vitaal belang voor effectieve teams met medewerkers die op afstand werken.
Er zijn verschillende manieren waarop leiders in virtuele teams collectieve identiteit en begrip kunnen bevorderen. Om een cultuur van prestatie, doel en zinvol werk te creëren, begin je met het bespreken van de teamcultuur. Het uitzoeken wat voor individuen van belang is, zal helpen om een cultuur te creëren die bij het team past.
In virtuele teams veroorzaakt sociale afstand een gebrek aan een gedeelde identiteit. Een veelgehoorde klacht van telewerkers is dat zij het opbouwen van vertrouwen tussen en verbinding met hun collega's een uitdaging vinden. Dit kan betekenen dat het op de werkvloer meer om politiek gaat en dat conflicten moeilijker op te lossen zijn.
Ondanks dat het op afstand is, zullen gedeelde verantwoordelijkheden, collectieve besluitvorming en regelmatige gesprekken helpen bij het ontwikkelen van cognitieve onderlinge afhankelijkheid. Het stimuleren van een cultuur van informatie-uitwisseling en samenwerking helpt bij het ontwikkelen van een transactief geheugen.
Tijd plannen om bij elkaar te komen om vervolgens persoonlijk deel te nemen aan gerichte teambuilding activiteiten die het gewenste teamgedrag modelleren leidt tot meer verbondenheid en productiviteit. In de virtual reality game, The Infinite Loop, dragen de teamleden om de beurt een VR-headset om de virtuele wereld te beschrijven, terwijl de teamgenoten in de echte wereld de oplossingen zoeken. Iteratief leren in combinatie met continue feedback is nieuw voor telewerkers en dit kan in teams die op afstand werken snel tot samenwerking en effectieve communicatieve vaardigheden leiden.
Nog zo'n programma, Integrity, biedt een veilige context om je op gepast gedrag te oriënteren, de bedrijfscultuur te onderzoeken, een proactieve discussie te creëren en een snelle, samenhangende teambeslissing te nemen.
Gezonde werknemers zijn gelukkiger en productiever. Een veelvoorkomende klacht van telewerkers is dat ze meer uren werken, geen pauzes nemen en geen duidelijk onderscheid maken tussen de thuissituatie de werksituatie. Bespreek deze kwesties als groep en vind gezamenlijk strategieën om gezonde gewoontes aan te moedigen. Overweeg om te investeren in een wellness-app zoals mindfulness-meditatie voor het team. Online Meditainment! kan overal en altijd worden gedaan en het is bewezen dat het positief denken, goede slaapgewoonten en stressbevorderende effecten bevordert.
Strategieën die het gevoel van saamhorigheid en inclusiviteit vergroten, kunnen zo eenvoudig zijn als socialiseringsrituelen zoals het vieren van verjaardagen. Moeilijker om te doen als je op afstand werkt, maar niet onmogelijk.
Een collectief maatschappelijk doel heeft een positief effect op de teambinding, waardoor een gedeelde identiteit ontstaat. Bij Catalyst dragen we gezamenlijk bij aan zinvolle doelen door middel van de wereldwijde schenkende organisatie B1G1. Dit versterkt onze gemeenschappelijke cultuur van geven.
Communicatie
Voor werknemers op afstand gaan de meeste interacties via de telefoon of via technologie. Een gebrek aan lichaamstaal en een onmiddellijke reactie laat dit soort communicatie open voor interpretatie, wat op zijn beurt weer leidt tot verwarring en angst. Verder bestaan teams op afstand vaak uit mensen van verschillende culturen. Dit zorgt ervoor dat er nagedacht moet worden over de toon, de schrijfstijl en de keuze van de communicatiemiddelen. Humor of een luchtige kwinkslag kan in de ene cultuur gepast lijken, maar in een andere cultuur juist onbeleefd.
Het mogelijk maken dat individuen kunnen laten weten hoe ze het liefst communiceren en op hun beurt begrip kunnen ontwikkelen voor de voorkeuren van anderen, kan een belangrijke bijdrage leveren aan het opstellen van een effectief communicatieprotocol en het kiezen van de juiste communicatiemiddelen. Videoconferenties in plaats van telefoongesprekken kunnen helpen om wat lichaamstaal in een gesprek te brengen. Het nemen van maatregelen om gemeenschappelijke communicatienormen te ontwikkelen kan de voorspelbaarheid en zekerheid ervan verhogen.
Talrijke studies tonen echter aan dat face-to-face-communicatie veel effectiever is dan digitale communicatie. Derhalve zal het creëren van de mogelijkheid dat virtuele werknemers persoonlijk contact kunnen hebben het belangrijkste effect hebben op de ontwikkeling van de verbondenheid. Een spel dat hier direct bij aansluit is Chain Reaction waarbij teams samen werken aan één gemeenschappelijk doel en een juiste afstemming binnen de teams maar ook tussen de teams cruciaal is.
Het bij elkaar komen om deel te nemen aan ervaringsgerichte bedrijfsspellen die zowel het bewustzijn en de waardering voor individuele verschillen en sterktes kunnen vergroten, kan de teamdynamiek in teams op afstand exponentieel stimuleren. De tablet-gebaseerde teambuilding activiteit, Escape the Maze, is een leuke en boeiende manier om verantwoording en verantwoordelijkheid in collectieve taken onder de aandacht te brengen, de teamdynamiek te verbeteren en een gedeelde ervaring te ontwikkelen.
Virtuele teams zullen blijven toenemen. Door het bevorderen van een gedeelde cultuur en het ontwikkelen van een transparant protocol van betrokkenheid kunnen teams op afstand gedijen. Om effectief te zijn moeten teams echter van tijd tot tijd samenkomen op dezelfde geografische locatie. Door gebruik te maken van deze face-to-face ontmoetingen met gerichte ervaringsgerichte leerspelletjes en teambuilding activiteiten die het gewenste teamgedrag modelleren, worden virtuele teams effectieve teams.
